Từ chức. Phớt lờ thư mời nhận việc. Nghỉ việc trong im lặng.
Đây đều là những vấn đề nổi lên trong năm qua—cộng với tỷ lệ thất nghiệp thấp sau đại dịch đã khiến cho bộ phận nhân sự hết sức lo lắng.
Đội ngũ nhân sự hiện đang phải đối mặt với sự khan hiếm nguồn lao động, trong khi các nhà quản lý lại đang băn khoăn về cách giữ chân những nhân tài tốt nhất của họ. Trong tình cảnh này, việc cung cấp những trải nghiệm thú vị và thỏa đáng cho nhân viên là điều vô cùng quan trọng. Khi bạn có thể chứng minh cho nhân viên thấy rằng họ không cần phải thông qua nhiều vòng để yêu cầu nghỉ phép có lương PTO hoặc thay đổi kế hoạch bảo hiểm sức khỏe của họ, bạn sẽ giảm thiểu việc mất đi những nhân tài kiệt xuất và có nhiều khả năng làm cho nhân viên cảm thấy hạnh phúc hơn.
Thử thách
Một công ty nằm trong danh sách Fortune 500 đã nhận ra rằng hệ thống nhân sự của họ cần được hiện đại hóa để giúp công việc của các nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Khi được biết nhân viên công ty đang có chính sách bảo vệ môi trường và giảm thiểu sử dụng bao bì nhựa , khách hàng đối tác đã quyết định cung cấp năng lượng điện và khí đốt tự nhiên cho họ. Với doanh nghiệp, nhân viên là nguồn lực lớn nhất. Bộ phận nhân sự phải đảm bảo rằng sẽ không làm trì trệ các hoạt động kinh doanh và làm gián đoạn các công việc hàng ngày là rất cần thiết. Khách hàng đối tác từ đó đã hợp tác cùng với Concentrix để thiết kế, xây dựng và vận hành để tạo ra các trải nghiệm của các nhân viên nột cách tốt hơn.
Giải pháp
Công ty nói trên đang phải vật lộn với 16 vấn đề về hệ thống công nghệ Nhân sự lạc hậu. Để giải quyết vấn đề đó chúng tôi đã đưa ra giải pháp quản lý theo mô hình Microservice, trên nền tảng Microsoft Power. Bằng cách chuyển sang sử dụng các công nghệ hiện đại, công ty trên đã dễ dàng linh hoạt chuyển đổi các nền tảng quản lý trong tương lai hơn.
Chúng tôi tiếp cận dự án này từ quan điểm trải nghiệm thiết kế. Tức là, thay vì nhìn nhận vấn đề dưới góc nhìn công nghệ và đưa ra 1 giải pháp nhanh chóng, chúng tôi chọn cách thuyết phục khách hàng hiểu rằng xây dựng các trải nghiệm mới là quan trọng hơn tất thảy. Mục tiêu của chúng tôi là tìm ra đối tượng khách hàng được nhắm đến và những nhu cầu của họ, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp. Để xác định cách mà các nhân viên tương tác trong nhiều luồng công việc, chúng tôi đã tạo ra một Tầm nhìn dài hạn về hành trình hiện đại hóa nhân sự, bao gồm sơ đồ thể hiện hành trình trải nghiệm và đối tượng mục tiêu.
Hợp nhất và hợp lý hóa dữ liệu với Microsoft Azure
Trước tiên, khách hàng đối tác cần di chuyển dữ liệu nhân sự của mình từ một số máy chủ tại chỗ sang vùng dữ liệu đám mây (Microsoft Azure) để tránh những sai sót mà nhóm CNTT thường xuyên gặp phải. Trong vòng hai tháng, nhóm CNTT của Concentrix sẽ tạo dựng các giao phẩm từ nền tảng ban đầu. Sau đó, chúng tôi tạo ra một khung phần mềm cung cấp hiển thị trực quan về tất cả hoạt động của giao diện trong thời gian thực và nó đã được áp dụng trong công ty như một thông lệ tiêu chuẩn từ đó đến nay. Những sáng kiến này ngay lập tức đã giúp giảm đi đáng kể sự phụ thuộc của nhóm nhân sự vào nhóm hỗ trợ CNTT
Sau khi hoàn tất quá trình di chuyển dữ liệu, sáng kiến quan trọng tiếp theo của khách hàng đối tác được gọi là ” Dữ liệu dưới dạng Dịch vụ (DaaS)”, đã cho phép các nhân viên quản lý dữ liệu của họ một cách hiệu quả. Trước khi đồng bộ dữ liệu với Azure, nhóm nhân sự của khách hàng đối tác sẽ không truy xuất được những dữ liệu được nhập vào và xuất ra khỏi hệ thống nhân sự của họ. Để khắc phục điều này, chúng tôi đã thiết kế các ứng dụng trung gian có tính bảo mật cao và được quản lý bởi một quy trình phê duyệt nghiêm ngặt để ghi lại tất cả nhật ký truy cập dữ liệu. Giờ đây, khách hàng đối tác đã có khả năng theo dõi các số liệu xung quanh mọi yêu cầu đến và đi. Ngày nay, các ứng dụng trung gian này được sử dụng bởi ít nhất 15 nhóm khác nhau và khách hàng đối tác của chúng ta đã có thể dễ dàng xem khối lượng yêu cầu với mốc thời gian chính xác cho từng nhóm. Dựa trên các số liệu này, các báo cáo có thể được truy xuất bất cứ lúc nào.
Tiếp theo đó, chúng tôi trao quyền cho nhân viên của khách hàng đối tác trong nền tảng tự phục vụ. Thông qua việc đào tạo các thành viên trong nhóm trên Microsoft Power Platform – một dòng ứng dụng phần mềm thông minh dành cho doanh nghiệp, giờ đây họ có thể quản lý các ứng dụng này mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của đối tác.
Tác động của nền tảng mã thấp
Bên cạnh mong muốn về việc hiện đại hóa nền tảng ứng dụng, khách hàng đối tác vẫn hy vọng giữ lại được các kỹ sư tài năng. Việc áp dụng sự phát triển của nền tảng mã hóa thấp thông qua PowerApps cho phép chuyển đổi nhân viên dễ dàng, liền mạch từ hệ thống cũ sang nền tảng hiện đại hóa mới. Như tên gọi của nó, các kỹ sư không cần phải viết nhiều mã một cách thủ công như trước đây mà chỉ cần sử dụng chức năng kéo và thả để lập trình.
Sử dụng cách tiếp cận trực quan của nền tảng mã hóa thấp, các chuyên viên kinh doanh không phải là kỹ sư, thường được mệnh danh là “lập trình viên phổ thông”, có thể thiết kế các ứng dụng và chức năng trong tương lai một cách dễ dàng và thuận tiện hơn để chuẩn bị cho các ứng dụng doanh nghiệp phức tạp hơn. Thông qua giao diện người dùng đồ họa đơn giản, các lập trình viên phổ thông có thể tạo ra các ứng dụng giúp số hóa các quy trình giấy tờ, thu thập và chia sẻ dữ liệu quan trọng cũng như hợp lý hóa ngày làm việc – mà không cần học cách viết mã.
Bằng cách này, các nền tảng phát triển mã hóa thấp cho phép phân phối nhanh chóng các ứng dụng kinh doanh với khoản đầu tư tối thiểu ban đầu vào thiết lập, đào tạo và triển khai. Họ có thể:”
- Đổi mới nhanh chóng và giúp làm việc thông minh hơn
- Tăng cường trải nghiệm khách hàng
- Tối ưu hóa vận hành và năng suất của đội ngũ
- Vượt lên các rủi ro và biến động
- Tăng tốc thời gian ra thị trường
- Giảm chi phí
Kết quả
Cho đến nay, chúng tôi đã hiện đại hóa hơn 50 ứng dụng, và cũng đã đổi sang nhiều nhóm công nghệ khác nhau, bao gồm cả ReactJS. Chúng tôi hiện đang hỗ trợ và phát triển các ứng dụng quản lý xuyên suốt vòng đời của nhân viên bao gồm tuyển dụng, hội nhập và quản lý hiệu suất. Chúng tôi cũng đã phát triển các chatbot tự động sử dụng Power Virtual Agents.
Vì các ứng dụng này cung cấp nhiều chức năng hơn nên nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn. Ví dụ như: quy trình phê duyệt yêu cầu, sau khi được tự động hóa, đã loại bỏ nhu cầu gửi email qua lại và gặp mặt trực tiếp giữa các nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lượng công việc thủ công. Bằng cách tối ưu hóa quy trình nhân sự, Khách hàng có thể tập trung vào phát triển điều quan trọng nhất: mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên của mình.